Челябинский жд узел оптимизирует бумажный документооборот

На основных станциях Челябинского узла тестируют электронный журнал выдачи предупреждений. Такая работа – часть большого «безбумажного» проекта, который реализуют в компании «Российские железные дороги».

– Мы должны сократить закупки бумаги в компании примерно на 20 процентов, и ваше предложение хорошо вписывается в эту задачу, – так отреагировал на выступление нашей дирекции старший вице-президент ОАО «РЖД» Валентин Гапанович.

Разговор состоялся осенью прошлого года, на видеоконференции, посвящённой организации рационализаторской деятельности в структурных подразделениях территориальных дирекций на полигонах железных дорог. Мы рассказали главному инженеру компании о предложении молодого специалиста станции Челябинск-Главный Дмитрия Фрида. Он несколько лет трудился на должностях, непосредственно связанных с оперативной работой, и в совершенстве освоил ведение технической и технологической документации. Однако в итоге предложил, прямо скажем, нетривиальное решение: исключить хранение на рабочих местах руководящих документов на бумажных носителях.

Конечно, все понимают, что представители каждой категории профессий должны – в обязательном порядке – опираться в своей деятельности на «собственные» комплекты руководящих документов. Но их хранение «по старинке» осуществлялось на бумажных носителях. А поскольку инструкций и правил у движенцев немало, что приводило к большим объёмам использования бумаги, отдельные папки насчитывали более 500 листов формата А4. При этом мгновенно заменить устаревшие документы на вновь изданные было физически невозможно: для выполнения подобной операции специалистам требовалось сначала их распечатать, чтобы потом обойти более 30 постов станции Челябинск-Главный. А значит, в папке руководящих документов могли оказаться неактуальные директивы!

Обдумав сложившуюся ситуацию, Дмитрий Фрид предложил создать на обменном диске «Т» директорию с папками руководящих документов для каждой категории сотрудников в электронном виде. Выгода тут двойная. Во-первых, содержимое электронной папки можно оперативно корректировать и в случае поступления новых документов, и в случае изменений ранее действующих директив. Во-вторых, доступ к папкам могут иметь сразу несколько ответственных работников, в том числе главный инженер, заместитель начальника станции по безопасности, начальник производственно-технического отдела и инженер по безопасности, и они смогут отслеживать ситуацию.

Работать с такими папками тоже удобно. Если возникает необходимость, не надо листать «бумажные» папки – сменный сотрудник буквально за секунды может открыть необходимый ему руководящий документ с помощью электронной поисковой системы.

Для упорядочивания такой деятельности Дмитрий Фрид также разработал «Единый порядок обеспечения рабочих мест сменных работников станции Челябинск-Главный руководящими документами на электронном носителе».

Инициатива нашего специалиста нашла поддержку у Валентина Гапановича. Более того, в конце прошлого года предложение рекомендовали для тиражирования и внедрения на сети дорог – в рамках внедрения «безбумажных» технологий.

Мы, в свою очередь, распространили новшество на все сортировочные станции и Диспетчерский центр управления перевозками Южно-Уральской дирекции. В центрах организации работы станций сейчас также создаётся база руководящих документов, разрабатывается порядок их актуализации.

Отмечу, что данный проект – отнюдь не единственный. Так, с 1 декабря 2014 года на станции Челябинск-Южный началась опытная эксплуатация технологии безбумажного ведения журнала формы ДУ-60 с использованием АСУВОП-2. Документ начали вести как в электронном виде, так и в бумажном, что, конечно, добавило работы, но одновременно удалось выявить проблемные моменты использования системы (их решили в течение января). В нынешнем году на основных станциях Челябинского узла также начали тестировать электронный журнал выдачи предупреждений. При отсутствии негативных моментов с июля 2015 года данная система будет внедряться на всех станциях Южно-Уральской дороги.

Источник: www.gudok.ru
 

Вернуться назад